Tại Nhật Bản, các cơ sở chăm sóc đang tích cực áp dụng những công nghệ tiên tiến nhất vào lĩnh vực điều dưỡng. Một trong những đơn vị tiên phong được chú ý hiện nay là “Akita Sousei Management”, một tổ chức đang vận hành các cơ sở điều dưỡng tại tỉnh Akita, thuộc khu vực Tohoku (gồm sáu tỉnh phía Bắc đảo Honshu).
Trong phần đầu của bài viết này, chúng tôi đã có buổi trò chuyện với ông Seiichi Awano, đại diện tập đoàn Akita Sousei Management, về lý do áp dụng các công cụ ICT (công nghệ thông tin và truyền thông) cũng như những hiệu quả mang lại trong lĩnh vực chăm sóc điều dưỡng.
Ông Seiichi Awano
Ông Seiichi Awano hiện là Giám đốc điều hành của Tập đoàn Akita Sousei Management. Hiện tại, ông đang điều hành ba pháp nhân với bốn cơ sở chăm sóc trong tỉnh Akita.
Những năm gần đây, ông cũng nhận được sự quan tâm từ khắp nơi trên cả nước như một hình mẫu tiêu biểu trong việc tuyển dụng và sử dụng nguồn nhân lực nước ngoài, đồng thời thường xuyên xuất hiện với tư cách diễn giả tại nhiều hội thảo và sự kiện lớn nhỏ trong ngành.
あきた創生マネジメント
デジタル化の推進
https://rin-sousei.com/forthefuture/digital
Contents:
Thay đổi từ việc ghi chép lại bằng tay chuyển sang công cụ lưu trữ iPad
Bởi vì chính bản thân tôi cũng đã từng làm công việc chăm sóc ở tại bệnh viện nên cũng đã trăn trở rất nhiều về việc làm thế nào để nâng cao hiệu suất trong công việc.Dự đoán rằng việc ghi chép bằng tay rồi sẽ dần được số hóa, tôi đã quyết định áp dụng iPad vào công việc từ 10 năm trước. Khi đó, toàn bộ nhân viên cùng chia nhau sử dụng 3 chiếc iPad và một vài máy tính.
Nhân viên vào thời điểm đó chủ yếu là người Nhật ở độ tuổi u40, nên họ cũng đôi phần bị lúng túng khi bắt đầu sử dụng các công cụ ICT. Hơn nữa Akita vốn là một thành phố địa phương được xem là khá bảo thủ, khó tiếp cận được những sự thay đổi mới nên việc đưa iPad vào sử dụng trong công việc thì có lẽ là thời điểm quá sớm. Mặc dù vậy chỉ sau khoảng 3 tháng thì hầu như họ đã có thể sử dụng được. Tuy nhiên cũng có nhiều người đã nghỉ việc vì không thể thích nghi với công nghệ mới.
Sau khi chúng tôi bỏ hẳn việc ghi chép lại bằng tay thì nhận ra rất rõ sự thay đổi khác biệt nhất là việc ghi chú lại trên công cụ iPad lại dễ dàng đọc hơn rất nhiều. Các nhà lãnh đạo điều hành của chính quyền cũng thường xuyên đến cơ sở chăm sóc kiểm tra định kỳ, đồng thời cũng sẽ kiểm tra các hồ sơ ghi chép lại quá trình chăm sóc. So sánh lại với lúc ghi chép toàn bộ bằng tay thì việc tìm kiếm thông tin từ hồ sơ rất nhiều giấy rất mất nhiều thời gian, còn chỉ với công cụ iPad, chúng tôi có thể tìm kiếm bằng từ khóa, truy xuất nhanh chóng thông tin về sự việc nào đó đã xảy ra khi nào. Nhờ đó, một cuộc kiểm tra vốn mất cả ngày thì nay chỉ cần nửa ngày là hoàn tất.
Chúng tôi thấy được rằng không chỉ việc tìm thông tin, mà cả việc lập báo cáo, xử lý hồ sơ cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều, giúp nâng cao đáng kể hiệu suất công việc.
Giảm bớt đi gánh nặng cho nhân viên nhờ vào công cụ Robot có thể theo dõi chăm sóc.
Vào khoảng 4 năm trước chúng tôi đã xin một khoản trợ cấp và mua một con Robot có thể theo dõi, chăm sóc (monitoring robot). Thiết bị này sử dụng cảm biến đặt dưới đệm giường của các cụ, giúp theo dõi các dấu hiệu sinh tồn như nhịp tim, huyết áp…, từ đó nắm bắt được tình trạng sức khỏe của họ. Trước đó hầu như chúng tôi phải thay phiên để kiểm tra định kỳ vào mỗi tối. Điều này gây ảnh hưởng đến giấc ngủ các cụ bởi vì mỗi lần chúng tôi đi kiểm tra phải bật điện phòng. Tuy nhiên, hiện nay nhờ có công cụ cảm biến sinh học này, chúng tôi có thể nắm được tình trạng của người dùng mà không cần phải đi kiểm tra vào ban đêm. Giúp giảm đi phần nào gánh nặng cho nhân viên cũng như không ảnh hưởng nhiều đến các cụ. Công nghệ Robot trong công việc chăm sóc đều tiến bộ dần qua từng năm. Tôi hy vọng rằng các cơ sở trên toàn quốc sẽ tích cực tận dụng các khoản trợ cấp để áp dụng hiệu quả những công nghệ tiên tiến này vào ngành chăm sóc.
Mặc dù chúng tôi được đánh giá là những người đi đầu trong việc sử dụng những kỹ thuật tiên tiến này nhưng chính bởi vì để nâng cao hiệu suất công việc do vấn đề thiếu hụt nhân lực nên chúng tôi mới bắt đầu ứng dụng vào. Việc sử dụng những công nghệ này đã được đánh giá cao bởi các nhân viên trẻ từ đó cũng thu hút được nhiều nhân lực hơn.
Những nhân viên người nước ngoài từ Indonesia cũng đang sử dụng rất nhiều công cụ hỗ trợ cho họ làm việc. Trong số đó có một công cụ chính đó là “LINE WORKS”. Đây là công cụ có đi kèm theo tính năng công cụ dịch thuật, nó sẽ hiển thị phần dịch tiếng Indonesia dưới tiếng Nhật, là công cụ dễ dàng và tiện lợi để có thể hiểu về các khoản mục trong nội dung bàn giao ca làm giữa các nhân viên với nhau.
Nếu như viết bằng tay thì thường xuyên xảy ra tình trạng không thể đọc được vì chữ viết hơi khó đọc ngay cả đồng nghiệp người Nhật nên là đối với các nhân viên nước ngoài còn thậm chí khó đọc hơn nữa. Chính vì thế tôi nghĩ rằng ICT thực là một công cụ rất quan trọng trong việc giao tiếp và gắn kết các mối quan hệ giữa các nhân viên với nhau gần hơn.
Mọi người từ khắp cả nước có thể đến thăm cơ sở của chúng tôi. Có rất nhiều người không chỉ đến muốn xem việc sử dụng các kỹ thuật công nghệ mà còn mong muốn tận mắt chứng kiến hình ảnh làm việc của các nhân viên nước ngoài. Nhiều người tỏ ra rất ngạc nhiên khi thấy các nhân viên người Indonesia nói tiếng địa phương Akita một cách lưu loát.Tất nhiên, không phải chỉ nhờ vào các công cụ ICT mà có thể đạt được điều đó. Sự giao tiếp hàng ngày với người sử dụng dịch vụ cũng như nỗ lực học hỏi, rèn luyện không ngừng của từng nhân viên chính là yếu tố tạo nên kết quả như ngày hôm nay.
（tiếp tục ở phần 2）
